POLITICA DE TRATAMIETO DE DATOS PERSONALES DE KHARAGHANI HOME S.A.S.

  1. OBJETIVO

Adoptar las políticas del tratamiento de datos personales, para proteger el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos de propiedad de la ORGANIZACIÓN mencionadas en el alcance de la presente política.

  1. ALCANCE

La presente política de tratamiento y protección de datos personales aplicarán al tratamiento de información personal y de todo tipo que regule las leyes y demás tratados comprendidas en todas las Bases de Datos y/o Archivos de todo tipo que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento por parte de la ORGANIZACIÓN. Las políticas aquí contenidas se aplican al tratamiento de datos personales que comprende desde la información recolectada por cualquier medio de los clientes, proveedores, colaboradores y candidatos a vacantes por motivo de objeto comercial a la que está dedicada la ORGANIZACIÓN, negociaciones comerciales (compra y venta).

  1. DATOS BASICOS DE LA ORGANIZACIÓN

ORGANIZACIÓN  KHARAGHANI HOME S.A.S.                                                      NIT. 900.864.163 – 4

  1. GENERALIDADES

De conformidad con la Constitución Política de Colombia establece en su artículo 20 el derecho fundamental de acceso a la información; no obstante, a su vez consagra, en su artículo 15, derechos y garantías a quienes ostentan la titularidad de dicha información, tales como, la protección a la intimidad personal y familiar, al buen nombre, y a conocer, actualizar y rectificar la información que sobre ellas se haya recolectado, almacenado, o haya sido objeto de uso, circulación o supresión de las bases de datos y archivos de entidades públicas y privadas.

En virtud del referido artículo –Art. 15 CP- se expide la Ley Estatutaria 1581 del 17 de Octubre de 2012, la cual establece los principios y disposiciones aplicables al tratamiento de datos personales que se encuentren registrados en cualquier base de datos de entidades tanto de carácter público como privado. El numeral k) del artículo 17 y el numeral f) del artículo 18 de la mencionada ley, establecen como deber de los responsables y encargados del tratamiento de los datos, el adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley, y en especial para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares.

Implementamos de acuerdo a la ley políticas para el tratamiento de datos, en el Título II, Capítulo 25 del Decreto 1074 del 26 de Mayo de 2015 Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo; que reglamenta de manera parcial la Ley 1581 de 2012, en el cual se establecen y adicionan requisitos para el adecuado tratamiento de datos personales registrados en bases de datos públicas y privadas.   Instructivo para la Política de Tratamiento de Datos Personales de igual forma, se expide la Ley 1712 de 2014 sobre transparencia y regulación del derecho de acceso a la información pública nacional, adicionando nuevos principios, conceptos y procedimientos para el ejercicio y garantía del referido derecho; junto con lo dispuesto en la Parte VIII, Título III del Decreto 1080 del 26 de Mayo de 2015, el cual establece nuevas disposiciones y aclara temas relacionados con la gestión de la información pública en cuanto a su divulgación, publicación, recepción, clasificación y reserva, así como también, la elaboración de instrumentos de gestión de la información y de seguimiento.

  1. MARCO LEGAL

Constitución Política de 1991 artículos 15 del Habeas Data, 20 y 74 sobre acceso a la información.

Ley 1266 del 31 de diciembre de 2008 “Por la cual se dictan las disposiciones generales de Habeas Data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones”.

Decreto Reglamentario 1727 del 15 de Mayo de 2009 “Por el cual se determina la forma en la cual los operadores de los bancos de datos de información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países, deben presentar la información de los titulares de la información.”

Ley 1581 del 17 de Octubre 2012 “Por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”.

Decreto Reglamentario 1377 del 27 de Junio de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012” Ley 1712 del 6 de Marzo de 2014 ““Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones”.

Decreto Reglamentario 103 de 2015 ““Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones”

Sentencias de la Corte Constitucional C-1011 de 2008 mediante la cual se estudia la exequibilidad de la Ley Estatutaria 1266 de 2008 y C-748 de 2011 mediante la cual se estudia la exequibilidad de la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

  1. DEFINICIONES

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza intima, reservada, ni publica y cuyo conocimiento y divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas, o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio. Dato privado: Es el dato que por su naturaleza intima o reservada solo es relevante para el titular.

Datos sensibles: Aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. Tratamiento: Se refiere a cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los mismos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Información: Se refiere a un conjunto organizado de datos contenido en cualquier documento que los responsables y/o encargados del tratamiento generen, obtengan, adquieran, transformen o controlen.

Información pública: Es toda información que el responsable y/o encargado del tratamiento, genere, obtenga, adquiera, o controle en su calidad de tal.

Información pública clasificada: Es aquella información que estando en poder de un sujeto responsable en su calidad de tal, pertenece al ámbito propio, particular y privado o semiprivado de una persona natural o jurídica, por lo que su acceso podrá ser negado o exceptuado, siempre que se trate de las circunstancias legítimas y necesarias y los derechos particulares o privados consagrados en la ley.

Información pública reservada: Es aquella información que estando en poder de un sujeto responsable en su calidad de tal, es exceptuada de acceso a la ciudadanía por daño a intereses públicos.

Documento de Archivo: Es el registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

Datos abiertos: Son todos aquello datos primarios o sin procesar, que se encuentran en formatos estándar e interoperables que facilitan su acceso y reutilización, los cuales están bajo la custodia de las entidades públicas o privadas que cumplen con funciones públicas y que son puestos a disposición de cualquier ciudadano, de forma libre y sin restricciones, con el fin de que terceros puedan reutilizarlos y crear servicios derivados.

  1. RESPONSABLES

KHARAGHANI HOME S.A.S, quien en adelante se denominará como la “Organización”, es considerada como responsable y/o encargada del tratamiento de los datos personales comprendidos en las bases de datos de su propiedad. Los datos de identificación de la ORGANIZACIÓN son:

Nombre:                               Kharaghani Home S.A.S.

Nit:                                      900.864.163 – 4

Dirección:                            Calle. 128  # 50 – 39

Ciudad:                                Bogotá D.C.

Teléfono:                             PBX 648 40 11

Correo del dominio:            @kharaghani.com

Web:                                    www.kharaghani.com

Así mismo la ORGANIZACIÓN ha dispuesto canales de comunicación interna y externa como es su cartelera y capacitaciones, así como los diferentes métodos para la recolección de datos personales como son; Procesos de Selección, Contratos de Trabajo y de prestación de servicios, Formatos internos, buzón de PQR  mediante el formato de PQR, Facturas, Órdenes de compra, requisiciones, formatos del SGC, formatos del SG-SST, Contratos Comerciales y de servicios, Acuerdos comerciales, su Correo en el dominio @kharaghani.com y todos los medios que por la naturaleza de su actividad comercial disponga para tal fin.

La Gerencia General, Subgerencia, el Coordinador de Talento Humano, Coordinador de Calidad y  del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo Director Administrativo, Director Comercial, Director de Mercadeo y Publicidad, Director de Operaciones, Coordinador de Diseño y Presupuesto de Proyectos, Coordinador de Gestión de Inventarios, Director de Mantenimiento, Director Financiero, Contador, Coordinador de Comparas, Coordinador de Instalaciones, Coordinador de Mantenimiento serán encargados de recolectar, enviar, almacenar, utilizar los datos personales de clientes, empleados, proveedores y demás terceros, por objeto y razón de la actividad económica a la que se encuentra dedicada en el sector.

  1. POLÍTICAS GENERALES
  • Con la expedición de la ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 Capitulo 25 del 2015 se desarrolla el derecho constitucional que tienen todas las personas naturales a conocer, actualizar y rectificar todo tipo de información recogida o, que haya sido objeto de tratamiento de datos personales en bancos o bases de datos y, en general en archivos de entidades públicas y/o privadas.
  • La ORGANIZACIÓN, actuando en calidad de responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado y desarrollo de sus actividades de importación y comerciales y como empleador, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con empleados, proveedores y terceros, recolecta, compila, almacena, consulta, usa, comparte, intercambia, transmite, transfiere y suprime Datos Personales y realiza objeto de tratamiento en bases de datos.
  • La política establece los términos, condiciones y finalidades bajo las cuales La ORGANIZACIÓN, como responsable de los datos personales obtenidos a través de sus distintos canales, trata la información de todas las personas que hayan suministrado datos personales (en adelante “Titular de la información”).
  • La política de Tratamiento de Datos Personales tiene como base el marco legal colombiano cuyo fin es la protección de la información que le ha sido confiada a la ORGANIZACIÓN cuya única intención es recolectar exclusivamente aquella información que ha sido suministrada voluntariamente por los Clientes, Proveedores, Empleados, Aspirantes, Ex empleados, Visitantes, entre otros.
  • La ORGANIZACIÓN puede obtener la información a través de cualquiera de los siguientes canales o medios: Situaciones de Importaciones, venta a Clientes. Relación contractual con Clientes para ventas corporativas, relaciones contractuales Profesionales con Proveedores, Relaciones laborales con los Empleados y Ex Empleados, remisión de correos electrónicos solicitando información, entre otros.
  • La ORGANIZACIÓN puede realizar Transferencias y Transmisión de Datos Personales siempre y cuando el receptor de la Información garantice procesos de seguridad para el tratamiento de los mismos y se cuente con la autorización expresa del titular.
  1. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
  • Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento de datos personales que realice la ORGANIZACIÓN deben estar bajo el marco legal y regulatorio aplicable.
  • Principio de finalidad: El Tratamiento de datos personales que realice la ORGANIZACIÓN debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
  • Principio de libertad: El Tratamiento de datos personales que realice la ORGANIZACIÓN sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
  • Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  • Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
  • Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento de Datos Personales que realice la ORGANIZACIÓN debe estar sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, y sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley. Los datos personales no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
  • Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por la ORGANIZACIÓN deberán manejar las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  • Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que realice la ORGANIZACIÓN están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de disuelto cualquier vínculo o con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.
  1. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

Autorización para el tratamiento de Datos Personales de Proveedores y Trabajadores.

  • En cada proceso de la organización, se designará el encargado del tratamiento de datos, del personal de grupos de interés con los que se tenga relación, para este caso el encargado de actualizar la data maestra de proveedores será el encargado de tratamiento de datos personales de proveedores.

Para el tratamiento de datos personales de proveedores Empleados y Terceros Clientes se estipuló el siguiente anexo al contrato de los mismos:

CLIENTES

“AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE KHARAGHANI HOME S.A.S. CON NIT. 900.864.163-4 ANEXA A LA COTIZACION/CONTRATO, ELABORADA/FIRMADO EL DDD/MMM/AAA

Con el CLIENTE Titular de la Información. De conformidad con lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, requiere que los datos personales y familiares requeridos como nombres, números de identificación direcciones de residencia, edad, correo electrónicos, Numero de Cuentas Bancarias, números telefónicos de contactos, Entidades Administradoras de Seguridad Social Integral y Parafiscales, estado de salud de Aptitud Laboral, que se obtengan de parte del Titular de la Información a través de los vínculos comerciales de tipo cotización y contractuales y en facturas acordados y celebrados entre KHARAGHANI HOME S.A.S., COTIZANTE/CONTRATANTE y CLIENTE Titular de la Información, como aparecerán abajo al pie con nombres apellidos números de identificación, teléfonos, correos electrónicos y dirección, serán compilados, almacenados, consultados, usados, compartidos, intercambiados, transmitidos, transferidos y objeto de tratamiento en bases de datos, las cuales estarán destinadas a las siguientes finalidades: Mantener una eficiente comunicación de la información que sea de utilidad en los vínculos comerciales e informativos y contractuales en los que sea parte el CLIENTE Titular de la Información y KHARAGHANI HOME S.A.S.

Dar cumplimiento de las obligaciones contraídas por KHARAGHANI HOME S.A.S., y el CLIENTE Titular de la Información, con relación a cumplimientos de las necesidades, cotizaciones, requerimientos por acuerdo comerciales, cobro de carteras, solicitud por parte de Entes territoriales de carácter jurídico y penal, entes de vigilancia financiera y tributaria y demás consagrados en la ley las cotizaciones y los contratos de servicios a los que haya lugar.

Informar las modificaciones que se presenten en las cotizaciones y demás requerimientos, desarrollo del contrato de servicios y otras disposiciones de carácter general y de interés general al Titular de la Información atreves de cualquier medio electrónico o escrito.

Tomar de manera digital o impreso información de tipo fotográfico o video, medidas y otras planimetrías, ubicaciones; para la elaboración de planos, cotizaciones y contratos para ejecución de los proyectos.

Evaluar la calidad de los servicios ofrecidos al CLIENTE Titular de la Información. Realizar estudios externos sobre los hábitos del Titular de la Información para mejoras en los acuerdos comerciales y de intercambio de la información como de productos y servicios. Envío a través de medio seguro de la información que requiera el, país de origen de  KHARAGHANI HOME S.A.S., y a los entes de control y vigilancia del Estado Colombiano con los que, por consecuencia de la solicitud de cotizaciones y posibles celebración de contrato de servicios  y otros vínculos este obligado a declarar y en los cuales dicha información se encuentre relacionado el CLIENTE Titular de la Información, en Colombia y a otros países en donde por temas de contingencias se tengan “back-ups” o respaldos de la información.

Para realizar los descuentos y aplicar promociones de cualquier tipo autorizados por el CLIENTE Titular de la Información y KHARAGHANI HOME S.A.S.

De la misma manera el CLIENTE Titular de la Información, autoriza a KHARAGHANI HOME S.A.S., él envió de cualquier información al correo electrónico como son Facturas, remisiones, cambios y otros que se relaciones con el acuerdo comercial, o cualquier otro vinculo regulado, cambios en sus políticas, reglamentos internos cambios contractuales, OtroSí, certificados y demás documentos que por consecuencia de las cotizaciones y la posible celebración contrato y otros acuerdos a que hubiese lugar.

Datos sensibles. El CLIENTE Titular de la Información, en el caso de la información de hijos (as) menores de edad manifiesta que conoce, acepta y autoriza de manera libre y espontánea que el tratamiento de la información relativa a pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, a la salud, a la vida sexual y datos biométricos, que sea necesaria para el cumplimiento de la finalidades anteriormente descritas basado en lo establecido en la presente autorización y la POLÍTICAS PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE NO CLIENTES DE KHARAGHANI HOME S.A.S., de conformidad con lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, los datos personales que obtenga KHARAGHANI HOME S.A.S., por parte del Titular de la Información en el caso de información de hijos(as) de Empleados, Clientes, Proveedores y Terceros, menores de edad, serán recogidos y almacenados y objeto de tratamiento en bases de datos hasta la terminación del vínculo contractual entre el CLIENTE Titular de la Información y  KHARAGHANI HOME S.A.S., y durante veinte (20) años más. Esta base de datos cuenta con las medidas de seguridad necesarias para la conservación adecuada de los datos personales. Con la aceptación de la presente autorización, se permite el tratamiento de sus datos personales para las finalidades mencionadas y reconoce que los datos suministrados a KHARAGHANI HOME S.A.S., son ciertos, dejando por sentado que no se ha omitido o adulterado ninguna información. Se deja constancia que usted tiene el derecho de acceder en cualquier momento a los datos suministrados, a solicitar su corrección, actualización o supresión en los términos establecidos en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, mediante escrito dirigido a KHARAGHANI HOME S.A.S., indicando las razones por las cuales solicita alguno de los tramites anteriormente mencionados, con el fin que La ORGANIZACION pueda revisarlas y pronunciarse sobre las mismas.”

EMPLEADOS

“AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE KHARAGHANI HOME S.A.S. CON NIT. 900.864.163-4 ANEXA AL CONTRATO, FIRMADO EL DDD/MMM/AAA

Con el EMPLEADO Titular de la Información. De conformidad con lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, requiere que los datos personales y familiares requeridos como nombres, números de identificación direcciones de residencia, edad, correo electrónicos, Numero de Cuentas Bancarias, números telefónicos de contactos, Entidades Administradoras de Seguridad Social Integral y Parafiscales, estado de salud de Aptitud Laboral, que se obtengan de parte del Titular de la Información a través de los vínculos contractuales celebrados entre KHARAGHANI HOME S.A.S., CONTRATANTE y EMPLEADO Titular de la Información, identificado con CC/NIT/TI/CE/PS/RUT/ No., Titular de la Información serán compilados, almacenados, consultados, usados, compartidos, intercambiados, transmitidos, transferidos y objeto de tratamiento en bases de datos, las cuales estarán destinadas a las siguientes finalidades: Mantener una eficiente comunicación de la información que sea de utilidad en los vínculos contractuales en los que sea parte el EMPLEADO Titular de la Información.

Dar cumplimiento de las obligaciones contraídas por KHARAGHANI HOME S.A.S., y el EMPLEADO Titular de la Información, con relación a pago de salarios, Pagos por acuerdo comerciales, cobro de carteras prestaciones sociales, Seguridad Social Integral, Entes territoriales de carácter jurídico y penal, entes de vigilancia financiera y tributaria y demás consagrada en el contrato de trabajo/servicios.

Informar las modificaciones que se presenten en desarrollo del contrato de trabajo/servicios y otras disposiciones de carácter general y de interés general al Titular de la Información atreves de cualquier medio electrónico o escrito.

Evaluar la calidad de los servicios ofrecidos por el EMPLEADO Titular de la Información. Realizar estudios internos sobre los hábitos del Titular de la Información para programas de bienestar corporativo mejoras en los acuerdos comerciales y de intercambio de la información. Envío a través de medio seguro de la información que requiera el, país de origen de  KHARAGHANI HOME S.A.S., y a los entes de control y vigilancia del Estado Colombiano con los que, por consecuencia de la celebración del contrato de trabajo/servicios  y otros vínculos este obligado a declarar y en los cuales dicha información se encuentre relacionado el EMPLEADO Titular de la Información, en Colombia y a otros países en donde por temas de contingencias se tengan “back-ups” o respaldos de la información.

Para realizar los descuentos de cualquier tipo autorizados por el EMPLEADO Titular de la Información.

De la misma manera el EMPLEADO Titular de la Información, autoriza a KHARAGHANI HOME S.A.S., él envió de cualquier información al correo electrónico como son Facturas, remisiones, cambios y otros que se relaciones con el acuerdo comercial, o cualquier otro vinculo regulado, cambios en sus políticas, reglamentos internos cambios contractuales, Otro Sí, certificados y demás documentos que por consecuencia de la celebración del contrato y otros acuerdos hubiese lugar.

Datos sensibles. El EMPLEADO Titular de la Información, en el caso de la información de hijos (as) menores de edad manifiesta que conoce, acepta y autoriza de manera libre y espontánea que el tratamiento de la información relativa a pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, a la salud, a la vida sexual y datos biométricos, que sea necesaria para el cumplimiento de la finalidades anteriormente descritas basado en lo establecido en la presente autorización y la POLÍTICAS PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE NO CLIENTES DE KHARAGHANI HOME S.A.S., de conformidad con lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, los datos personales que obtenga KHARAGHANI HOME S.A.S., por parte del Titular de la Información en el caso de información de hijos(as) de Empleados, Clientes, Proveedores y Terceros, menores de edad, serán recogidos y almacenados y objeto de tratamiento en bases de datos hasta la terminación del vínculo contractual entre el EMPLEADO Titular de la Información y  KHARAGHANI HOME S.A.S., y durante veinte (20) años más. Esta base de datos cuenta con las medidas de seguridad necesarias para la conservación adecuada de los datos personales. Con la aceptación de la presente autorización, se permite el tratamiento de sus datos personales para las finalidades mencionadas y reconoce que los datos suministrados a KHARAGHANI HOME S.A.S., son ciertos, dejando por sentado que no se ha omitido o adulterado ninguna información. Se deja constancia que usted tiene el derecho de acceder en cualquier momento a los datos suministrados, a solicitar su corrección, actualización o supresión en los términos establecidos en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, mediante escrito dirigido a KHARAGHANI HOME S.A.S., indicando las razones por las cuales solicita alguno de los tramites anteriormente mencionados, con el fin que La ORGANIZACION pueda revisarlas y pronunciarse sobre las mismas.”

PROVEEDORES Y TERCEROS

“AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE KHARAGHANI HOME S.A.S. CON NIT. 900.864.163-4

Con el PROVEEDOR Titular de la Información. De conformidad con lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, requiere que los datos personales y familiares requeridos como nombres, números de identificación direcciones de residencia, edad, correo electrónicos, Numero de Cuentas Bancarias, números telefónicos de contactos, Entidades Administradoras de Seguridad Social Integral y Parafiscales, estado de salud de Aptitud Laboral, que se obtengan de parte del Titular de la Información a través de los vínculos contractuales celebrados entre KHARAGHANI HOME S.A.S., CONTRATANTE y PROVEEDOR Titular de la Información, como aparecerán abajo al pie con nombres apellidos números de identificación, teléfonos, correos electrónicos y dirección Titular de la Información serán compilados, almacenados, consultados, usados, compartidos, intercambiados, transmitidos, transferidos y objeto de tratamiento en bases de datos, las cuales estarán destinadas a las siguientes finalidades: Mantener una eficiente comunicación de la información que sea de utilidad en los vínculos contractuales en los que sea parte el PROVEEDOR Titular de la Información.

Dar cumplimiento de las obligaciones contraídas por KHARAGHANI HOME S.A.S., y el PROVEEDOR Titular de la Información, con relación a pago de salarios, Pagos por acuerdo comerciales, cobro de carteras prestaciones sociales, Seguridad Social Integral, Entes territoriales de carácter jurídico y penal, entes de vigilancia financiera y tributaria y demás consagrada en el contrato de trabajo/servicios.

Informar las modificaciones que se presenten en desarrollo del contrato de trabajo/servicios y otras disposiciones de carácter general y de interés general al Titular de la Información atreves de cualquier medio electrónico o escrito.

Evaluar la calidad de los servicios ofrecidos por el PROVEEDOR Titular de la Información. Realizar estudios internos sobre los hábitos del Titular de la Información para programas de bienestar corporativo mejoras en los acuerdos comerciales y de intercambio de la información. Envío a través de medio seguro de la información que requiera el, país de origen de  KHARAGHANI HOME S.A.S., y a los entes de control y vigilancia del Estado Colombiano con los que, por consecuencia de la celebración del contrato de trabajo/servicios  y otros vínculos este obligado a declarar y en los cuales dicha información se encuentre relacionado el PROVEEDOR Titular de la Información, en Colombia y a otros países en donde por temas de contingencias se tengan “back-ups” o respaldos de la información.

Para realizar los descuentos de cualquier tipo autorizados por el PROVEEDOR Titular de la Información.

De la misma manera el PROVEEDOR Titular de la Información, autoriza a KHARAGHANI HOME S.A.S., él envió de cualquier información al correo electrónico como son Facturas, remisiones, cambios y otros que se relaciones con el acuerdo comercial, o cualquier otro vinculo regulado, cambios en sus políticas, reglamentos internos cambios contractuales, OtroSí, certificados y demás documentos que por consecuencia de la celebración del contrato y otros acuerdos hubiese lugar.

Datos sensibles. el PROVEEDOR Titular de la Información, en el caso de la información de hijos (as) menores de edad manifiesta que conoce, acepta y autoriza de manera libre y espontánea que el tratamiento de la información relativa a pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, a la salud, a la vida sexual y datos biométricos, que sea necesaria para el cumplimiento de la finalidades anteriormente descritas basado en lo establecido en la presente autorización y la POLÍTICAS PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE NO CLIENTES DE KHARAGHANI HOME S.A.S., de conformidad con lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, los datos personales que obtenga KHARAGHANI HOME S.A.S., por parte del Titular de la Información en el caso de información de hijos(as) de Empleados, Clientes, Proveedores y Terceros, menores de edad, serán recogidos y almacenados y objeto de tratamiento en bases de datos hasta la terminación del vínculo contractual entre el PROVEEDOR Titular de la Información y  KHARAGHANI HOME S.A.S., y durante veinte (20) años más. Esta base de datos cuenta con las medidas de seguridad necesarias para la conservación adecuada de los datos personales. Con la aceptación de la presente autorización, se permite el tratamiento de sus datos personales para las finalidades mencionadas y reconoce que los datos suministrados a KHARAGHANI HOME S.A.S., son ciertos, dejando por sentado que no se ha omitido o adulterado ninguna información. Se deja constancia que usted tiene el derecho de acceder en cualquier momento a los datos suministrados, a solicitar su corrección, actualización o supresión en los términos establecidos en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, mediante escrito dirigido a KHARAGHANI HOME S.A.S., indicando las razones por las cuales solicita alguno de los tramites anteriormente mencionados, con el fin que La ORGANIZACION pueda revisarlas y pronunciarse sobre las mismas.”

AVISO DE LEGALIDAD PARA RECOLECCIÓN DE REGISTRO DE VIDEOVIGILANCIA Y MONITOREO POR SEGURIDAD, Y RESPONSABILIDAD DE LAS ENTIDADES PRESTADORAS DE DICHO SERVICIO.

Los datos recolectados como información de seguridad con registro de videovigilancia estará sujeto  a la política de tratamientos de datos personales de Kharaghani home S.A.S., y a la política para al tratamiento de datos personales establecido por la entidad contratada, política que ha sido comunicada a la Organización y que a la fecha presenta con Kharaghani Home S.A.S., un vínculo contractual de servicio, por lo que la Organización Kharaghani Home S.A.S., deberá concientizar a los transeúntes, clientes, empleados, proveedores, contratistas, visitantes y publico en general, de la actividad de grabación de videovigilancia por concepto de seguridad dejando expresamente claridad de que dichos registros serán tratados con tal fin, y que su responsabilidad estará en cabeza de la organización Kharaghani Home S.A.S., quien exigirá a la entidad contratada, mediante cláusula del contrato el buen manejo y la custodia de la información de video recolectada mediante este instrumento, y quien siendo ellos quienes proporcionan los servicios de monitoreo y grabaciones de seguridad estarán inmersos y sujetos a la presente ley, por lo que Kharaghani Home S.A.S., obligara a la entidad a mantener el control de la misma y garantía de seguridad de la información recolectada en las instalaciones de la organización y su locales comerciales, y que tales fines serán mantener la seguridad de sus clientes empleados, inmuebles, sus Activos productos y demás intereses por naturaleza de su actividad. Por lo anterior el faltar a una sola de las disposiciones establecidas en la ley y la presente política, responsabilizara dicha organización por los efectos de carácter penal y civil a los que someta a la organización Kharaghani Home S.A.S., por el uso inadecuado, inapropiado, e ilegal por versen inmersos en un vínculo contractual, y por lo contenido en su política de tratamiento de datos personales dispuesta a la naturaleza de sus servicios ofrecidos, contratados, y regulados por las disposiciones legales que lo allí reglamentado.

Para concientización de la actividad anteriormente mencionada, se dispone el siguiente aviso de legalidad:

USTED ESTA SIENDO GRABADO Y MONITOREADO POR SU SEGURIDAD.

Usted está siendo grabado por las cámaras de seguridad de Kharaghani Home S.A.S. las cuales son Administradas y controladas por ENTIDAD PRESTADORA DEL SERVICIO, ubicado en DIRECCION, en la ciudad de CIUDAD, las imágenes captadas en las cámaras de video vigilancia serán utilizadas para su seguridad y de las personas que nos visitan, para mayor información usted puede consultar nuestras políticas de protección de datos personales en www.kharaghanihome.com

  1. TRANSFERENCIA Y TRASMISION DE DATOS PERSONALES

La ORGANIZACIÓN podrá revelar a sus Organizaciones vinculadas a nivel mundial, los Datos Personales sobre los cuales realiza el Tratamiento, para su utilización y Tratamiento conforme a esta Política de Protección de Datos Personales.

Igualmente, La ORGANIZACIÓN podrá entregar los Datos Personales a terceros no vinculados cuando:

  • Se trate de contratistas en ejecución de contratos para el desarrollo de las actividades de La ORGANIZACIÓN.
  • Por transferencia a cualquier título de cualquier línea de negocio con la que se relaciona la información.

En todo caso, cuando La ORGANIZACIÓN desee enviar o transmitir datos a uno o varios Encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, establecerá cláusulas contractuales o celebrará un contrato de transmisión de datos personales en el que, entre otros, se pacte lo siguiente:

  • Los alcances y finalidades del tratamiento.
  • Las actividades que el Encargado realizará en nombre de la ORGANIZACIÓN.
  • Las obligaciones que debe cumplir el Encargado respecto del Titular del dato.
  • El deber del Encargado de tratar los datos de acuerdo con la finalidad autorizada para el mismo y observando los principios establecidos en la Ley colombiana y la presente política.
  • La obligación del Encargado de proteger adecuadamente los datos personales y las bases de datos así como de guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos transmitidos.
  • Una descripción de las medidas de seguridad concretas que van a ser adoptadas tanto por La ORGANIZACIÓN como por el Encargado de los datos en su lugar de destino.

La ORGANIZACIÓN no solicitará la autorización cuando la transferencia internacional de datos se encuentre amparada en alguna de las excepciones previstas en la Ley y sus Decretos Reglamentarios.

  1. DERECHOS DE LOS TITULARES

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la SFC como responsable y Encargado del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer entre otros ante datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

Solicitar prueba de la autorización otorgada a KHARAGHANI HOME S.A.S., como Responsable y Encargado del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

Ser informado por KHARAGHANI HOME S.A.S., como responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento, previa solicitud y/o concientización, respecto a la actividad de videograbación y del uso que les ha dado a los datos personales del Titular.

Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución.

Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

  1. DATOS SENSIBLES:

El Titular tiene derecho a optar por no suministrar cualquier información sensible solicitada por KHARAGHANI HOME S.A.S., relacionada, entre otros, con datos sobre su origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de salud.

  1. DATOS DE MENORES DE EDAD:

El suministro de los datos personales de menores de edad es facultativo y debe realizarse con autorización de los padres de familia o representantes legales del menor.

  1. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR:

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.

  1. CASOS EN QUE NO SE REQUIERE LA AUTORIZACIÓN:

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

Información requerida a / por KHARAGHANI HOME S.A.S., en ejercicio de sus funciones

legales o por orden judicial.

Datos de naturaleza pública.

Casos de urgencia médica o sanitaria.

Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

  1. ATENCIÓN DE PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS, FELICITACIONES, SUGERENCIAS, Y CUALQUIER OTRO TIPO DE CONSULTA Y/O SOLICITUD:

Para la realización de cualquier tipo de peticiones, quejas y reclamos, felicitaciones, sugerencias, y cualquier otro tipo de consulta y/o solicitud y con el fin de ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos o revocar la autorización otorgada, el Titular o sus causahabientes pueden utilizar cualquiera de los siguientes canales de comunicación:

En la sede de KHARAGHANI HOME S.A.S., Calle 128 No. 50 39 Barrio Prado Veraniego

horario de atención al público: lunes a viernes: 08:00 AM a 12:00 PM y de 2:00 PM a 5:30 PM Sábados: 08:00 AM a 1:00 PM

Correo electrónico: direccionadministrativa@kharaghani.com

Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos: Las peticiones, consultas o reclamos que se reciban a través de los distintos canales serán direccionadas al área respectiva. de KHARAGHANI HOME S.A.S., responsable del Tratamiento.

  1. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS:

Consultas Solicitudes de otros tipos: Se absolverán en un término máximo de Cinco (05) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible responder la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los Cinco (05) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los tres (03) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Peticiones quejas: para la resolución de las mismas y por tratarse de un inconformidad del cliente, proveedor, trabajador, tercero , y cualquier otro individuo social el cual se haya visto vinculado de alguna manera con la organización, KHARAGHANI HOME S.A.S., tendrá un tiempo máximo de tres (03) días hábiles contados a partir del di siguiente de radicación de estas por cualquier medio, Cuando no fuere posible responder la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los  tres (03) días, expresando los motivos que no le darán respuesta a su radicado y señalando la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los dos (02) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Reclamos: Los Titulares o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos de este Organismo debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante KHARAGHANI HOME S.A.S., a través de cualquiera de los canales de comunicación descritos anteriormente; y éste deberá contener la siguiente información:

Nombre e identificación del Titular

La descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo

La dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite

Los documentos y demás pruebas que se pretendan hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, KHARAGHANI HOME S.A.S., requerirá al interesado dentro de los Tres (03) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos Treinta (30) días calendario desde la fecha del requerimiento, sin que el peticionario presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido de aquél.

Una vez recibido el reclamo completo, KHARAGHANI HOME S.A.S., cambiara el estado en la respectiva base de datos donde se indique “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. El estado se modificará únicamente cuando el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo, y si no fuere posible responder en dicho término, KHARAGHANI HOME S.A.S., informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que aquél se atenderá, sin llegar a superar, en ningún caso, los seis (06) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

La presente política rige a partir de su expedición y aplica a todas las bases de datos sujetas a Tratamiento se mantendrán vigentes mientras ello resulte necesario para las finalidades establecidas en el Objetivo de la misma.